校属各单位：

       为更好地服务各类校级会议（参见《华北水利水电大学校级会议管理办法》（华水政[2014]126号））及学术交流、公务活动，现将校长办公室负责管理的会议场地使用申请及注意事项通知如下：

一、会议场地基本情况

二、日常管理及使用申请

校长办公室负责上述会议场地的申请审批及使用管理，确保各项基础设备设施正常运行。

申请使用单位应至少提前一天以上提出申请，并填写、提交《校长办公室会议场地申请使用单》（见附件），由校长办公室统筹安排。

三、注意事项

1、会议场地优先保障学校校级会议、学术交流及公务活动，不承接文艺演出和商业活动。

2、会议场地使用单位须提前做好各项会务准备工作，如会场布置、音响及多媒体设备调试、桌签摆放、卫生保洁等。各类场地内请勿悬挂条幅、张贴海报。

3、会议场地内部格局相对固定，请勿随意变动。其中，第一报告厅会场基本格局为：主席台上四张会议长桌、八把座椅，台下两排活动桌椅，东西入口处签到桌椅各一套。根据会议、活动实际情况确需调整者，须提前与校长办公室沟通。

4、各使用单位须在会议、活动结束后做好会场保洁、桌椅整理工作。其中，申请使用第一报告厅者须在申请单中填写会场设施维护、卫生保洁负责人及联系电话，待会议、活动结束后安排相关人员将主席台地毯、台上台下桌椅清理擦拭干净（含桌斗清理）、摆放整齐，将报告厅内整个地面、东西入口处走廊清扫干净。由校长办公室工作人员进行验收。

5、使用第一报告厅时须保持会场后方安全出口畅通。

6、离开会场时请关闭空调、饮水机等电器电源，关好门窗。

7、校长办公室会议场地管理联系人：姚建斌；办公电话：69127202；办公地点：花园校区行政楼223室。

附件：校长办公室会议场地申请使用单.docx

校长办公室

2015年6月18日