校属各单位：

    学校行政公文是学校行政部门行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是学校实施行政管理和进行公务活动的重要工具。公文处理的质量和效率，直接影响着学校政令通达、信息沟通的效率和行政管理的水平。

    为了进一步做好行政公文处理工作，规范和完善公文处理程序，提高公文处理工作的质量和效率，针对近几年学校公文处理中出现的一些问题，依据《国家行政机关公文处理办法》》（国发〔2000〕23号）、《河南省国家行政机关公文处理实施办法》(豫政〔2001〕72号)和《华北水利水电学院行政公文处理实施办法》（院办字〔2000〕221号）等文件精神，结合我校实际，现将有关事项通知如下：

    一、公文种类

    1.学校常用的公文种类有决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等，不得使用超过公文种类的其他文体，如“情况汇报”、“情况说明”、“工作总结”“管理办法”等。

    2.要注意区别“报告”和“请示”两种文体。“报告”适用于向学校汇报工作、反映情况、答复学校的询问等；“请示”适用于向学校请求批示、批准。公文标题不得采用“请示报告”，“报告”中不得夹带请示事项。

    3.不相隶属部门之间商洽工作、询问和答复问题，向有关职能部门请求批准，或者有关职能部门向来文机关答复请求批准的事项，应当使用平行文体如“函”，不得使用“请示”或“批复”。

    二、公文格式

    1.公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当表明发文机关。公文标题除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号，如：引号、顿号、括号等。

    2.公文一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关，也不得抄送个人。“请示”一般只写一个主送机关，如“学校”。不可多头请示，如“教务处，学生处”。属职能部门管理权限内的请示事项，“请示”应送职能部门，需向学校请示的有关事项，应以“学校”作为主送机关，公文中不得以“××（副）校长”作为主送机关。

    3.公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。附件序号使用阿拉伯数字，附件名称后不加标点符号。附件不得单独成文或以邮件形式报送。

    4.“请示”公文应在附注处注明联系人（行政公文一般为部门行政负责人）的姓名和联系方式。

    三、行文规则

    1.行文应当确有必要，注重实效，坚持少而精的原则，既要提高质量，又要控制数量。凡是可以用电话、协商、原件批回等方式解决的问题，不发公文，可以用便函解决的问题，不发正式公文。

    2.各有关部门可以根据需要自行行文，凡属部门职权范围内的事务，不以学校或校长办公室名义行文或者批转、转发。

    3.行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。学校内设机构除校长办公室外不得对外正式行政行文。除校领导特别交办外，不得将一个文件同时报送党委办公室和校长办公室办理，不得将一个文件同时报送两个及以上校领导审批。

    4.各部门需要请示学校的事项，应当认真做好前期工作并及时上报，给学校留出研究、决策的时间：一般事项不得少于2周，紧急事项不得少于5个工作日；特别紧急的事项，需要在3个工作日以内批复的，除突法事件以及法律、法规等另有规定或校领导另有交待的事项外，必须在文中说明紧急原因及在本部门的办理过程。

    5.各部门需要请示学校的事项应该实事求是，并提前做好调研，提出切实可行的解决方案；对需要报请学校批准的请示，凡内容涉及几个部门，一般应事先与有关部门充分协商，取得一致意见后再上报。意见分歧较大、又急需解决的问题应把分歧意见同时上报，供领导决策参考；各部门申请人、财、物等的请示要明确具体，如申请设备的请示，要注明所需设备的规格、数量、用途、预算等具体内容。凡没有具体方案的请示，校长办公室要返回报文单位重新拟制发起公文。

    6.“请示”应当一文一事，一事一请。凡一文涉及多种事项请示的，校长办公室要发回报文单位重新拟文发起。除校领导直接交办的事项外，请示不得直接送领导者个人，不得直接向校领导纸制报送“请示”、“报告”，也不得在报送电子“请示”、“报告”公文的同时报送纸制“请示”、“报告”。

    四、发文办理

    1.有关部门可根据需要拟制并印发具有部门发文标识的公文，草拟公文应当做到：

    （1）符合法律、法规、规章及其他有关规定，注意政策的纵向连续性和横向一致性。提出新的政策、规定，要切实可行并加以说明。

    （2）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

    （3）公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。

    （4）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

    （5）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

    （6）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。
      （7）应当使用国家法定的计量单位。
      （8）公文使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
      （9）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

    2.学校名义的行政发文归校长办公室统一管理，有关职能部门和校长办公室应该根据工作需要，按照公文规范草拟学校行政公文，并通过办公系统发文流程履行核稿、呈签、（会签）、签发手续后由校长办公室印发。

    各部门以学校名义发起的公文，要留出3-5天的公文签发流转时间，避免仓促行文。因时限要求且由于签发领导出差等原因暂时难以签发的公文，须先自行拟制公文并在办公系统中发起发文流程，并电话请示签发领导，经领导同意后校办可印发公文。

    3.会议纪要是记载、传达会议情况和议定事项的文体。校长办公会会议纪要的决议具有和学校文件同等的法定效力，各单位行政负责人应该在权限范围内自觉主动地查看校长办公会会议纪要，并认真贯彻执行，如在规定时限中不能完成或办毕本部门职权范围内的决议事项，要及时向校长办公会主持人（校长或者校长委托的副校长）及时汇报原因，并书面写明具体原因报校长办公室办公会秘书备案，校长办公室将根据工作需要适时向校长办公会或在校内一定范围通报校长办公会决议跟踪督办处理结果。

    五、收文办理

    1.公文的接收与运转由校长办公室负责，领导不直接受理公文。未经校长办公室接收的公文，运转过程中如发生误压、漏办、丢失等情况，责任由送接公文的人员承担。对收到的校内各单位的请示、报告等公文，凡不符合公文处理规定的，校长办公室应说明理由，予以退回。

    2.学校行政收文办理，主要包括两类：一类是国务院、水利部、省政府、省教育厅等上级部门及其办公厅（室）等学校外部来文的处理，一类是校内各单位给学校的请示、报告等来文的处理。两类公文分别采取下面的方式处理：

    （1）学校外部来文的处理。采用“电子公文网上办理、纸制公文书面办理”的办法处理，电子公文由校长办公室专职文秘通过河南省教育厅“公文交换”系统接收并载入我校办公自动化平台运转，外部纸制来文的收文运转由校长办公室专职文秘负责，凡送负责人阅示和送请有关部门办理的纸制公文，校长办公室应履行领文、还文登记。

    （2）学校内部来文的处理。如无特殊情况，学校各单位给学校的请示报告等，一律要采用办公自动平台运转，校长办公室不接收纸制的请示、报告等。除校领导直接交办的事项外，任何单位和个人不得持件运转。各部门请示学校的事项，行文前最好向有关主管领导沟通汇报，以提高公文处理效率。紧急公文应实事求是地标注缓急程度，给校领导留出足够的研究、决策时间。

    3.收文的处理一般由校长办公室根据领导签署意见顺次传阅，也可根据实际情况采取灵活的运转方式。主管校领导由于出差等原因难以批阅意见的公文，校长办公室可电话汇报公文内容并请示领导意见；校领导签署或指示处理意见后，传阅式公文顺次传阅，办理式公文按照办理优先的原则进行运转；紧急公文可采取跳跃式传阅的方式运转，急者先阅，先办后传。

    4.校长办公室送达有关部门办理的各种文件，承办部门要及时办理，不得延误、推诿，消极对待。凡明确提出时限要求的，各部门在办理时，对属于本部门职权范围的事项，应当在规定的时限内办理完毕；紧急公文应当按照特定时限要求办理；确因特殊情况不能按时办结回复的，应当在回复时限内在公文签上写明原因。对公文中未明确提出办理时限要求的，承办部门也应该本着认真负责的精神，尽快办理。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回校办的专职文秘并说明理由。

    5.领导签转有关部门要求提出某一问题初步方案的文件，承办部门必须积极调研，摸清情况，认真研究，结合实际提出切实可行的贯彻意见或者初步方案。

    6.办理过程中涉及其他部门职权的事项，主办部门（即领导签署办理单位中的第一个部门或牵头部门）主要负责人必须主动与相关部门充分协商，达成一致意见或办理方案，部门之间有分歧不能达成一致意见的，承办部门应列明各方理据，提出办理建议，并及时汇报签署领导决策。

    7.收文处理结果：承办部门在完成承办事项后要及时在收文稿签的“处理结果”栏中签署办理结果，办理结果的表述要实事求是、明确完整，并落款姓名和日期，不得弄虚作假，含糊其辞；不得在办理过程中讲条件、打折扣；不得在处理结果栏里推脱责任，把文件再签给同级部门；不得在承办事项办毕之前签署承诺性意见；如有承办事项的公文，必须在处理结果栏中签署具体的承办结果意见，不得只签署姓名和日期；各部门行政负责人是本部门公文处理最终责任人，不得在收文处理栏里把文件再签给部门科室或部门人员。

    收文处理意见填写后，网上收文要及时点击“办毕”使公文继续运转或办结，纸制收文要及时送交校长办公室文秘继续运转或办结。

    8.收文的提醒督办：送校领导批示的收文，校长办公室要及时提醒校领导查看阅示，校领导批示转交有关部门办理的公文，校长办公室要负责催办，催办可分别采用电话、短信、便函、催办单或当面催询等方式，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办，不得漏办和延误，并及时向领导汇报催办情况。报文单位也要及时通过办公网平台“流程管理”——“公文管理”中的“未处理完的流程”经常查询文件的运转情况和相关节点的处理意见，如需要可向有关签阅领导主动汇报情况。

    9.收文的回复：除重大事项或者领导要求需学校以正式行文批复外，校长办公室一般应及时通过面谈、电话、短信、便函等方式给予答复。报文单位也要主动在收文稿签“处理结果”中自觉查询“请示”的处理结果。

     特此通知

                                                              校长办公室

                                                            2010年1月12日