各院、系：
为做好我校2008届毕业生档案整理工作，根据《华北水利水电学院学生档案管理暂行办法》的有关规定，现对2008届毕业生档案的整理、邮寄提出以下要求：
一、高中、高考期间的材料（若缺少高考材料，将当年高考录取名册复印件及学生处证明一并装档）
1、高中阶段材料；
2、高考材料（当年的高考考生登记表、志愿表、体检表）；
3、高中阶段是党员、团员的学生，应有党、团员的有关材料。
二、大学期间现阶段材料（核查学生在大学期间的材料，必须装入档案）
1、每位毕业生必须有三年的《学生学年小结》（建筑学专业须有四年、专升本一年）；
2、新生入学登记表（2006级专升本学生）；
3、毕业生就业通知书、党员材料或入党积极分子材料；
4、在校期间的各种奖励材料。
三、档案封皮的填写要求
1、档案封皮书写清楚、规范，必须用毛笔或钢笔书写，不得使用非标准简化字或繁体字；
2、封面上收件单位名称要写清楚，除党政军等特殊单位外，其它单位均应写明详细地址（要写上省、市、单位名称），不得用邮政信箱或街道门牌号代替收件单位名称；
3、封面右下角注明院系、学号、学生姓名。
四、填写《学生档案目录材料》的要求
1、每位毕业生档案须有一份《学生档案目录材料》清单，填清各项后装入档案袋，以便用人单位查收；
2、毕业生登记表、成绩单处填写一份，。
五、填写《学生档案转递通知单》的要求
《学生档案转递通知单》要填写清楚，横线上只写用人单位名称，第xxx号请各院、系填写学生本人班级学号（如：200400101），要把学生编号（第xxx号）全部写上（三处），以方便用人单位寄回执单方便查收。第一联折下随档案移交学生处。
六、档案邮寄地址按照就业报到证上所提供的左上角单位填写，并告知每位毕业生。
七、机要邮寄单在学生处网页“资料下载区”下载，一式三份，两份“机密”、“备注”处填写学生学号、姓名，剩余一份该处为空白。并报送电子文档。
八、遗留档案转递单在学生处网页“资料下载区”下载，一式两份，填写完毕后随遗留档案一并送至学生处，并报送电子文档。
九、对今年没有毕业的学生（结业、延长修业期学生），档案暂不转寄，由学生处保管；若学生因就业单位要求提供档案，由学生本人写出申请，经所在院、系领导审核，学生处批准后，可将档案转寄到用人单位（档案中暂无毕业生登记表）。
十、毕业生登记表、成绩单、违纪处分材料由学生处统一装档。
十二、集中收寄档案时间安排
七月七日 资环 环工 信息 数学 七月九日 水利 土木 建筑 外语
七月十三日 机械 电力 七月十五日 管经 法学
各院、系要在规定的时间内整理好档案，若有不清楚的问题，请及时与学生处档案管理科联系。联系电话65790594（办）。
学生处
二OO八年六月十八日
