校属各单位：

为加强学校档案管理工作，确保归档各类材料的齐全、完整，以更好地服务学校中心工作，记录学校发展历程，根据《高等学校档案工作规范》《华北水利水电大学档案管理办法》的相关要求，2025年档案归档工作即日起开始。现将有关事项通知如下：

　　一、时间安排

档案归档时间为2025年4月1日至6月27日。

　　二、归档范围和归档要求

　（一）归档范围

2024年1月1日至2024年12月31日期间，学校党群、行政、科研、教学、外事、资产与设备管理、出版、财会、基建等各项工作和活动中产生的具有保存价值的文件材料、图表、照片、声像、实物、荣誉等各种不同形式的载体材料均属归档范围，都应归档。具体归档范围参照教育部《高等学校档案实体分类法》《高等学校档案工作规范》、省档案局《归档文件整理规则》和《华北水利水电大学档案归档范围和保管期限表》等相关标准执行。

各部门应归档的文件材料具体内容详见《华北水利水电大学各单位应归档文件材料目录》（附件1），各档案员请参照执行，认真收集整理文件材料，按时交至档案馆。

 （二）归档要求

　　1.保证归档文件材料收集完整齐全真实，兼职档案员在整理过程中要逐件逐页检查，确保文件材料的原件归档，杜绝使用复印件。

2.文件材料以件为单位装订，不要把属于一个内容的档案材料分割开或遗漏，不要缺项、漏项、跳项，保证材料的完整性和有序性。

3.归档文件材料要统一形成《归档文件目录》（附件2）和《档案移交目录》（附件3），打印成纸质版，加盖单位公章，各一式两份，将文件材料按顺序排列清楚，要求《归档文件目录》和纸质归档材料顺序内容一致。

4.在向档案馆移交纸质文件材料的同时需提供相应的电子版《归档文件目录》和《档案移交目录》，可通过微信或U盘等发送或拷贝电子版至档案馆负责人员。文件材料移交时严格履行交接手续，交接双方当面检查，按立卷归档要求进行验收,不符合要求的要退回归档部门返工，直至验收合格后方可办理移交手续。

5.各归档部门请组织本单位人员，认真梳理本单位在各项工作中形成并办理完毕的文件、材料，将其中有凭证作用、有保存价值的材料交给本单位兼职档案员。兼职档案员可参照档案馆网站业务指导栏目中相关内容，确定本单位归档范围，认真收集文件材料。各单位兼职档案员如有变动，请新任兼职档案员主动扫描下方二维码加入“华水档案工作群”，进群修改备注为部门＋姓名，请不再兼任档案员的同事主动退群。

6.对于未按时归档的部门，需写出书面情况说明，加盖公章后报送学校档案馆，逾期不交后果由各归档部门负责人和兼职档案员负责。对于归档中存在的疑难问题，请与档案馆工作人员联系。

联系地址：图书馆东配楼三楼3040档案收集室。

  附件1：华北水利水电大学各单位应归档文件材料目录.docx 

  附件2：华北水利水电大学归档文件目录.xls

  附件3：华北水利水电大学档案移交目录.doc

  附件4：各单位档案归档整理流程.docx 

  附件5：兼职档案员如何开展工作.pptx

 图书馆（档案馆）

2025年3月31日