校属各单位：

    根据学校档案工作安排,2013年度文件材料归档工作现已开始。为做好学校各类文件材料的收集、整理、移交和归档工作，现将有关事项通知如下：

一、时间安排

    各单位档案移交时间自发文之日起至2014年5月31日。

二、归档范围

    2013年1月1日至2013年12月31日期间，学校党政管理、科研、教学、外事、资产与设备管理、出版、产品生产与开发等各项活动中产生的具有保存价值的文件材料，均应归档。归档范围参照教育部《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》、国家档案局《归档文件整理规则》和《华北水利水电学院档案归档范围和保管期限表》等相关标准执行。

三、归档要求

    1.各单位领导要高度重视各类文件材料的归档工作，兼职档案员要切实履行自己的工作职责，负责本部门归档材料的收集、整理和移交工作。

    2.保证归档文件材料收集完整齐全，兼职档案员在整理过程中要逐件检查，不要缺项、漏项,不要把属于一个内容的档案材料人为地分割开或遗漏，并按时移交学校档案馆。确保文件材料的原件归档，杜绝使用复印件代替。

    3.归档的文件材料实行双套制归档方法，即归档材料载体包括纸质材料和相应的电子文件材料（如照片、光盘、磁盘等），同一文件两套载体一同归档。

    4.归档文件要打印《归档文件目录》和《档案移交目录》，各一式两份，将文件材料按时间先后顺序排列清楚。在移交纸质文件材料的同时需提供相应的电子目录和文件，并要求目录、内容、排列顺序完全一致。（表格可在档案馆网站下载）

    5.档案移交严格履行交接手续。移交档案时，交接双方当面检查，按立卷归档要求进行验收,不符合要求的要退回归档部门返工，直至验收合格后方可办理移交手续。

    2014年各类文件材料的归档工作时间紧，任务重，希望各单位兼职档案人员按照档案馆的具体安排和工作要求，认真做好本单位各类文件材料的收集、整理和归档工作。对于归档中存在的疑难问题，可与档案馆工作人员联系。

特此通知

档案馆办公室：花园校区行政楼422、419

联系人及联系电话：董延延69127609、化秀玲、张艳玲69127256

档案馆

2014年3月25日